Dự kiến dòng tiền trong doanh nghiệp

Khái quát về dòng tiền

     Trong kinh doanh, doanh thu phải lớn hơn chi phí, như vậy mới bạn tạo ra được dòng tiền lớn hơn chi phí đã đầu tư, đó gọi là dòng tiền dương. Nếu liên tục tạo ra dòng tiền dương, bạn có thể đầu tư thêm vào những lĩnh vực khác hoặc mở rộng kinh doanh. Ngược lại, nếu doanh thu không bằng chi phí đã bỏ ra, dòng tiền thu về luôn thấp hơn mức tối thiểu phải có, gọi là dòng tiền âm. Khi đó, sớm hay muộn thì doanh nghiệp cũng sẽ phá sản, bạn phải  đóng cửa hoạt động kinh doanh.

     Thế nên, việc duy trì dòng tiền dương là việc vô cùng quan trọng để phát triển công việc kinh doanh, giống như mạch máu ở trong cơ thể. Nếu mạch máu ấy dừng hoạt động thì cơ thể cũng sẽ chết. Dòng tiền trong doanh nghiệp cũng vậy, đây là yếu tố quyết định hoạt động kinh doanh, chứ lợi nhuận không phải là điều quan trọng nhất.

     Muốn phát triển công việc kinh doanh, cần phải đảm bảo dòng tiền vận hành luôn phải dương. Bạn phải kiểm soát được các khoản thu, khoản thanh toán để tạo ra dòng tiền dương. Nếu có hàng hóa tồn kho, bạn cũng cần xác định được hàng hóa đó tồn đọng trong bao nhiêu ngày, bạn có thể nợ đối tác trong bao nhiêu ngày, khách hàng nợ bạn bao nhiêu và bạn có thu tiền trước của khách hàng không. Nếu bạn bán trước cho khách hàng, như vậy bạn luôn tạo ra dòng tiền dương trước khi bỏ chi phí để nhập hàng về bán. Đây cũng là cách để tạo ra dòng tiền dương.

Các dự tính dòng tiền cho doanh nghiệp

     Khi kinh doanh, bạn cần xác lập được những kế hoạch, những dự kiến về dòng tiền trong vòng 3 tháng, 6 tháng hoặc 1 năm. Cách tốt nhất, bạn nên lập kế hoạch về dòng tiền trong vòng 1 năm; sau đó cứ 3 tháng một lần, thậm chí mỗi tuần, bạn hãy đưa ra kế hoạch chi tiết cho mục tiêu này. Sau đây là các bước để dự tính dòng tiền:

Dự kiến thời gian dòng tiền

     Ví dụ, dự kiến dòng tiền từ tháng 1 đến tháng 12 của năm 2020.

Số dư đầu kỳ của dòng tiền

     Ghi ra số dư đầu kỳ của dòng tiền. Ví dụ, số dư dòng tiền vào ngày 31 tháng 12 năm 2019 của doanh nghiệp là 50 triệu thì số dư đầu kỳ của dòng tiền vào ngày 1 tháng 1 năm 2020 là 50 triệu.

Dự kiến tổng doanh thu trong tháng

      Liệt kê doanh thu đến từ các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thông qua bán buôn, bán lẻ, bán cho những khách hàng khác nhau… Thậm chí doanh thu này đến từ nguồn vay vốn của ngân hàng, hoặc ai đó cho bạn vay tiền. Như vậy, tất cả các hoạt động thu tiền vào doanh nghiệp, tức là bao gồm các hoạt động từ doanh thu bán hàng, cho đến vay nợ, hay ai đó cung cấp vốn kinh doanh cho bạn đều được gọi là doanh thu. Tổng tất cả nguồn thu này là doanh thu dự kiến cho tháng ấy.

Dự kiến tổng chi phí trong tháng

      Liệt kê tất cả những chi phí trong tháng bao gồm chi phí cố định, chi phí biến đổi cho các hoạt động của doanh nghiệp, những khoản nợ phải trả cho đối tác, cho ngân hàng và các khoản tiền vay đến hạn. Tổng những khoản tiền chi ra cho hoạt động kinh doanh là tổng chi trong tháng đó.

Số dư cuối kỳ

      Cuối cùng, lấy số dư đầu kỳ cộng với tổng thu, trừ cho tổng chi sẽ biết được số dư cuối kỳ (số dư đầu kỳ + tổng thu – tổng chi = số dư cuối kỳ).

      Ví dụ, số dư đầu kỳ vào tháng 1 năm 2020 là 50 triệu. Trong tháng 1, doanh thu phát sinh là 900 triệu, chi phí phải trả là 800 triệu. Áp dụng công thức trên, ta có: 50 triệu + 900 triệu – 800 triệu = 150 triệu, đây chính là số dư dương tiền mặt cuối kỳ. Sau đó, ta chuyển 150 triệu sang đầu kỳ tháng 2 năm 2020. Cứ làm như vậy, ta sẽ tính được dự kiến dòng tiền cho toàn bộ năm 2020.

Ý nghĩa của việc dự kiến dòng tiền

      Khi hoàn thành được bảng dự kiến này, ta sẽ tính toán được thời điểm thích hợp để trả các khoản nợ, sao cho luôn đảm bảo được dòng tiền dương.

      Có khi chỉ cần thay đổi một vài thời điểm thanh toán chi phí trong bản dự kiến dòng tiền, ta sẽ tạo ra dòng tiền dương. Chẳng hạn cuối năm phải trả tiền lương và thưởng cho nhân viên rất nhiều, thay vì phải dồn rất nhiều tiền vào dịp cuối năm thì ta có thể chuyển dần từ 10-15% số tiền ấy mỗi tháng vào ngân hàng, trong 12 tháng đó, ta vừa có được số tiền dương từ ngân hàng, vừa thu thêm được lãi. Nhờ tính toán những khoản thanh toán này, ta sẽ tạo được những dòng tiền và kiểm soát được dòng tiền của mình.

      Bạn có thể thực hiện những điều này trong kế hoạch chi tiết của từng tháng hoặc từng quý, thậm chí phân bổ theo từng tuần. Mỗi tháng có 4 tuần, mỗi tuần bạn phân bổ thực hiện chi tiết từng bước và tổng kết sau một tháng ấy. Sau đó chuyển sang tháng tiếp theo và tiếp tục triển khai như vậy. Nhờ vậy, ta chi tiết hóa được các khoản thu và chi, đảm bảo được dòng tiền luôn dương.

      Đồng thời, từ bảng dự kiến này, ta sẽ nhìn được những thời điểm doanh nghiệp thiếu hụt tiền mặt, cũng như những thời điểm phải trả nợ quá nhiều. Nhờ đó ta có kết hoạch để giãn cách những khoản nợ hoặc có kế hoạch tăng thêm nguồn thu để dòng tiền luôn dương.

      Hãy nhớ rằng dòng tiền là mạch máu trong doanh nghiệp. Chính vì vậy, bạn phải đảm bảo dòng tiền luôn dương, tức là danh thu luôn phải lớn hơn chi phí.