Sau khi đã xây dựng được dòng tiền trong doanh nghiệp, việc tiếp theo cần làm là tối ưu dòng tiền, cũng như xây dựng được cách thức kiểm soát dòng tiền này.
Nội Dung Bài Viết
Dòng tiền trong hoạt động kinh doanh thường được chia thành 4 cấp độ:
Cấp độ 1: Cấp độ tốt nhất gọi là “đèn xanh”, đây là giai đoạn hoạt động vô cùng tốt, đảm bảo dòng tiền luôn dương, doanh thu luôn lớn hơn chi phí thông thường phải bỏ ra.
Cấp độ 2: Cấp độ “đèn vàng”, đây là giai đoạn hoạt động ở mức cân bằng, tức là dòng tiền có thể chênh hơn một chút so với mức dương hoặc đang ở mức cân bằng, chênh lệch giữa thu và chi bằng 0.
Cấp độ 3: Cấp độ “đèn đỏ”, dòng tiền thấp hơn mốc 0 khoảng 10%, khi dòng tiền thấp như vậy gọi là đèn đỏ, cảnh báo nguy hiểm.
Cấp độ 4: Cấp độ “đèn đen”, doanh thu thấp hơn chi phí khoảng 50%.
Ví dụ cụ thể:
Nếu dòng tiền dương lớn hơn 50 triệu, doanh nghiệp đang ở mức đèn xanh, có thể lấy số tiền đó đầu tư vào công việc khác hoặc tạm thời gửi tiết kiệm để tạo thêm tiền cho doanh nghiệp.
Nếu dòng tiền từ 0 cho tới 10 triệu dương, ở mức đèn vàng, bạn nên tìm cách để thu tiền trước của khách hàng; tìm cách bán thêm sản phẩm cho những khách hàng hiện tại, sao cho trong 2 tuần tiếp theo phải thu vào ít nhất 50 triệu tiền dương.
Nếu dòng tiền ở mức đèn đỏ, doanh nghiệp phải chi rất nhiều tiền cho hoạt động kinh doanh. Lúc này, phòng kế toán phải liên tục thu hồi công nợ. Thậm chí giảm giá thu trước cho khách hàng. Ví dụ, 2 tháng nữa khách hàng mới phải trả hết công nợ thì ngay trong tháng này, công ty có chính sách: nếu khách hàng trả trước số tiền đó thì sẽ giảm thêm cho họ 10-15%. Nghĩa là doanh nghiệp sẵn sàng giảm bớt lợi nhuận để đẩy dòng tiền nhanh chóng quay về mức vàng hoặc xanh.
Nếu dòng tiền ở mức đèn đen, doanh nghiệp rơi vào tình trạng nguy hiểm, phải vay mượn, huy động thêm rất nhiều tiền từ bên ngoài. Lúc này, phòng kế toán phải lên kế hoạch bán bớt tài sản, bán tất cả hàng tồn kho, dù phải chịu lỗ thì cũng phải bán ra thị trường. Đồng thời cắt giảm nhân sự, cắt giảm toàn bộ các hoạt động tiêu tốn chi phí cố định… Làm tất cả để quay lại trạng thái đèn đỏ và đèn vàng nhanh chóng, dần dần tịnh tiến đến đèn xanh.
Khi xây dựng cảnh báo này cho từng bộ phận, phòng ban; đến thời điểm dòng tiền bị âm, các phòng ban sẽ biết phải làm gì. Đây là những chiến thuật quản lý dòng tiền du kích để đảm bảo hoạt động kinh doanh được ổn định và phát triển.
Nhờ hệ thống cảnh báo này, các bộ phận trong doanh nghiệp sẽ đưa ra hoạt động thích hợp nhất cho mỗi mức cảnh báo. Đồng thời họ sẽ cùng bạn đưa ra những giải pháp để dòng tiền tịnh tiến đến dương, giúp hoạt động doanh nghiệp được phát triển hơn.
Như vậy, bạn hãy xây dựng hệ thống cảnh báo dòng tiền cho doanh nghiệp với bốn cấp độ: đèn xanh, đèn vàng, đèn đỏ và đèn đen.