Sau khi đã biết cách sắp xếp công việc vào thành từng quỹ thời gian khác nhau, bao gồm: quỹ thời gian dành cho bản thân, quỹ thời gian dành cho gia đình, quỹ thời gian dành cho công việc, quỹ thời gian dành cho các mối quan hệ xã hội và cuối cùng là quỹ thời gian dành để phát triển bản thân mình; tiếp theo, chúng ta sẽ tìm hiểu và áp dụng một kỹ năng hết sức quan trọng trong việc làm thế nào tối ưu được thời gian, đó chính là bảng kế hoạch 168.
Kế hoạch 168 là gì? Lấy 24h nhân với 7 ngày trong tuần, ta có kết quả 168. Hãy vẽ cho mình bảng biểu với 7 cột tương ứng với 7 ngày và 24 hàng tương ứng với 24h của mỗi ngày. Bạn hãy chuẩn bị cho mình năm cây bút màu, tượng trưng cho năm quỹ thời gian khác nhau và bắt đầu thực hiện bảng kế hoạch 168 này.
Việc đầu tiên cần làm là bạn đánh dấu, tô màu tương ứng vào những ô thời gian có lịch làm việc cố định của mình. Ví dụ, nếu bạn là một người làm công ăn lương thì việc của bạn rất đơn giản là đánh dấu vào tất cả các khoảng thời gian từ 8h sáng đến 12h trưa, từ 1h30 chiều đến 5h30 chiều. Nếu như bạn được vợ giao nhiệm vụ đưa con học lúc 7h sáng, đón con buổi chiều là từ 5h30 thì bạn tô màu vào những khoảng thời gian đó và ghi chú bên cạnh là đi đón con. Nếu bạn là chủ doanh nghiệp thì bạn khóa vào những ô đi làm việc, đi công tác, gặp đối tác… Ngoài ra, bạn đánh dấu vào những ngày có sự kiện trong gia đình như đám giỗ, liên hoan cuối tuần, những ngày đại gia đình tụ hợp nếu có.
Sau khi đã khóa lại các khoảng thời gian cố định, lúc này bạn sẽ dành những ô thời gian còn trống cho những việc bạn thấy cần thiết. Một số người sẽ tăng cường thời gian dành cho gia đình hoặc đi công việc. Nhưng trước khi dành thời gian cho những phương diện đó thì bạn cần chắc chắn đã dành đủ thời gian dành cho bản thân mình. Những khoảng thời gian dành cho bản thân là lúc bạn thư giãn, chăm sóc bản thân. Bạn có thể một tiếng đồng hồ mỗi buổi tối để thư giãn, nghỉ ngơi, làm việc gì yêu thích. Hoặc dành thời gian đi học, đi làm đẹp, đi tập yoga… Một số quan điểm cho rằng, nếu bạn không khỏe mạnh, không đầu tư cho chính mình thì bạn sẽ không làm được việc gì thành công. Thế nên đừng lấy lý do vì công việc mà bỏ rơi chính mình, hãy dành thời gian cho lịch trình của cá nhân, trước khi đầu tư vào những việc khác.
Sau khi đã dành thời gian cho bản thân, bạn tiếp tục kiểm tra xem những lịch trình nào của bạn có liên quan đến nhiều người khác, ví dụ như một buổi họp tại công ty, một buổi họp lớp, một cuộc hẹn gặp với đối tác thì bạn cũng sẽ tô màu vào những ô này. Sau khi tô vào tất cả những ô thời gian có công việc nhất định, những ô thời gian nào còn trống thì bạn sẽ lấp đầy sau.
Khi làm bảng thời gian kế hoạch 168 này, các bạn hãy dùng năm màu bút tượng trưng cho năm quỹ thời gian khác nhau để ghi chú lên cái bảng thời gian của mình. Nếu như trong một ngày, bạn chỉ tô lên đó từ hai đến ba màu mực và việc này tiếp diễn ngày này qua ngày khác, tuần này qua tuần khác, tháng này qua tháng khác thì cuộc sống của bạn sẽ trở nên rất căng thẳng và mệt mỏi, vì thiếu đi sự cân bằng. Bạn đang tập trung quá nhiều vào một quỹ thời gian nào đó và bạn đánh mất những giá trị sống khác mà mình cần phải quan tâm hơn. Vì vậy, dù ít dù nhiều trong một ngày, bạn hãy cố gắng đưa vào lịch làm việc với năm màu sắc khác nhau và những màu sắc này cũng sẽ khiến cho bạn cảm thấy phong phú hơn.
Một điều bạn cần lưu ý là không nên chuyển từ việc này qua việc kia liên tục nhau. Giữa mỗi công việc khác nhau hoặc khi chuyển từ màu sắc này sang màu sắc kia, chẳng hạn từ thời gian làm việc đến thời gian nghỉ ngơi thì bạn hãy dành ra những cái khoảng trống khoảng tầm nửa tiếng cho đến một tiếng. Bởi vì thời gian trống này là lúc bạn giải quyết những công việc đột xuất, hoặc thời gian để di chuyển từ nơi này đến nơi khác, hoặc thậm chí đơn giản là khoảng thời gian để bạn có thể nhắm mắt một vài phút giữa giờ để lại được năng lượng.
Bạn hãy bắt tay thực hiện ngay bảng thời gian 168 cho tuần kế tiếp!