Đã bao giờ bạn gặp phải tình huống này chưa, khi kết thúc một ngày làm việc, bạn chợt nhớ ra: “Thôi chết rồi, tôi quên không gửi mấy email”, “Tôi quên mất hôm nay tôi phải nộp báo cáo”. Nhiều người có trí nhớ rất tốt nên chủ quan với trí nhớ của mình, không ghi chép ra những công việc phải làm, do đó, không ít lần họ bỏ lỡ công việc quan trọng. Khi được tìm hiểu, đọc sách nhiều hơn, chúng ta sẽ phát hiện ra một điều rằng “não dùng để sáng tạo không phải chỉ để ghi nhớ”. Bộ nhớ tức thời của bộ não chỉ lưu trữ được tối đa khoảng 7 thông tin, nếu nhiều hơn 7 thông tin thì bạn hoàn toàn có thể quên một việc gì đó. Thế nên bạn cần gạt ra bớt một điều gì đó ra khỏi bộ nhớ của bạn để đưa thông tin mới vào. Như vậy, đây chính là một trong những nguyên nhân khiến cho bạn quên việc này việc kia và thường nói: “Tôi quên mất rồi”.
Sau đây là những điều bạn cần lưu ý để quản lý công việc:
Nội Dung Bài Viết
Ghi chú tất cả công việc cần làm
Để tránh tình trạng liên tục quên những việc cần phải làm, có một biện pháp rất đơn giản là bạn hãy mang bên mình sổ và bút. Mỗi khi cần phải làm gì đó, bạn hãy ghi chú ngay lập tức việc bạn cần làm. Nhờ đó, bạn sẽ ghi chép đầy đủ những nội dung cần phải hoàn thành. Sau đó, mỗi khi giải quyết xong công việc thì bạn đánh dấu tích vào đó. Đến cuối ngày nhìn lại, bạn thấy một quyển sổ với rất là nhiều công việc được đánh dấu tích bên cạnh thì chắc chắn mình sẽ có động lực làm việc nhiều hơn. Bạn sẽ thấy rằng mình là một người hữu ích, hôm nay mình làm được rất nhiều hiệu quả và như vậy bạn sẽ cảm thấy thích thú hơn và thích đi làm hơn.
Ghi lại những sáng kiến cho công việc
Một điều khác cần lưu ý, sẽ rất lãng phí thời gian nếu khi hoàn thành xong một công việc, bạn phải ngồi lục lại trí nhớ xem công việc tiếp theo phải làm là gì. Nếu cứ mỗi lần mất 10 phút lan man như vậy thì một ngày bạn sẽ lãng phí rất nhiều thời giờ. Do đó, khi nhận một việc gì đó, nếu bạn chợt nảy ra một sáng kiến cho một công việc đó thì ngay lập tức hãy ghi thêm vào quyển sổ của mình lần lượt những sáng kiến đó. Nếu có thể, bạn ghi luôn thời hạn bạn cần phải hoàn thành. Như vậy, bạn sẽ liên tục bổ sung rất nhiều việc cần làm trong danh mục này.
Áp dụng công thức 135
Sau khi đã có danh mục làm việc, nhiều bạn nhìn bảng danh mục đấy và hốt hoảng nghĩ rằng: “Tôi phải làm nhiều việc quá. Tôi không biết bắt đầu từ việc nào trước”. Vậy thì có một nguyên tắc tiếp theo bạn cần lưu ý rằng, khi vừa đến văn phòng, bạn đừng vội bật máy tính để làm việc ngay. Mà hãy mở sổ ghi chú của mình ra và đánh dấu vào những công việc đã đến hạn chót cần phải hoàn thành. Tiếp đến, bạn hãy lấy một tờ giấy khác và bạn ghi vào đó 1 công việc mà nhất định trong ngày hôm nay, bằng bất kỳ giá nào bạn cũng cần phải hoàn thành. Tiếp đến là ghi ra 3 công việc khác mà bạn cần phải làm và cuối cùng là 5 công việc nếu còn thời gian thì bạn sẽ làm nếu thích. Đây gọi là công thức 135: 1 công việc bắt buộc phải hoàn thành, 3 công việc cần phải làm và 5 việc thích làm nếu còn thời gian. Như vậy, tổng cộng bạn sẽ liệt kê ra 9 việc cần làm mỗi ngày. Đầu giờ sáng bắt đầu làm việc theo công thức 135, cuối giờ sáng, ta sẽ tổng kết dựa trên công thức đó xem việc nào đã hoàn thành, việc nào chưa và điều gì giúp mình làm việc tốt hơn. Đây cũng là cách để các bạn vừa kiểm soát được công việc của chính mình, vừa kiểm soát được công việc của đội ngũ nhân sự hoặc đội nhóm của bạn.
Để bắt đầu làm danh mục công việc, cũng như để mình có thể sắp xếp được công việc một cách hợp lý hơn, ngay bây giờ bạn hãy làm một bài tập nho nhỏ, liệt kê lại bởi công việc mà bạn đã làm ngày hôm qua hoặc đã làm trong tuần hoặc cần phải làm trong thời gian tới.