Sau đây là một phương pháp quản lý công việc hiệu quả, giúp người dùng ưu tiên và hoàn thành các công việc quan trọng một cách khoa học và có hệ thống.
Nội Dung Bài Viết
Phương pháp Kanban
Sau khi đã hoạch định những việc cần làm trong ngày, bạn hãy xếp chúng theo bốn cấp độ ưu tiên trong công việc: nhóm 1 là công việc vừa gấp vừa quan trọng; nhóm 2 là những công việc quan trọng nhưng không gấp, nhóm 3 là vừa gấp nhưng lại không quan trọng và nhóm 4 là không gấp mà cũng không quan trọng.
Tiếp theo, bạn hãy chuẩn bị cho mình một bộ sticker giấy dán gồm 4 màu và tự quy ước cho mình ý nghĩa của từng màu, sao cho tự bạn hiểu là được. Chẳng hạn, màu xanh là công việc nhóm 4; màu đỏ là nhóm 3; màu vàng là nhóm 2; màu hồng là nhóm 1. Sau đó, dựa trên bảng những công việc cần làm trong ngày, bạn hãy viết từng công việc vào từng sticker với màu tương ứng đã quy ước.
Tiếp đến, bạn hãy kẻ một cái bảng, gồm có ba cột: cột 1 là việc phải làm (To Do), cột 2 là đang làm (Doing) và cột thứ ba là đã hoàn thành (Done). Việc tiếp theo là bạn dán toàn bộ mười sticker màu có ghi tên công việc vào cột 1 vào đầu buổi sáng. Mỗi khi bạn quyết định làm việc gì thì bạn nhấc sticker đó dán sang cột 2.
Một nguyên tắc cần lưu ý, bạn nên tập trung nhiều thời gian hơn cho những việc quan trọng. Do đó, một là bạn làm hết những công việc nhỏ nhỏ rồi tập trung làm việc quan trọng, nhưng cách đấy đa phần khiến cho bạn không có đủ thời gian để làm những công việc quan trọng. Thế nên những công việc quan trọng thuộc cấp 1 thì bạn ưu tiên làm trước, dán sticker vào cột 2, tức là cột đang làm, còn những công việc khác bạn cứ để lại đó.
Bạn có thể lựa chọn một vài công việc thuộc cấp độ như nhau, chuyển chúng sang cột Doing và tập trung giải quyết nó. Mỗi khi hoàn thành xong một việc gì đó thì bạn chuyển sticker từ cột Doing sang cột Done, nghĩa là đã xong, đã hoàn thành. Làm như vậy, bạn sẽ thấy rằng cột việc phải làm càng ngày càng ít đi và cột những việc đã hoàn thành thì càng ngày càng nhiều lên. Nhờ đó, càng về cuối ngày thì bạn càng hưng phấn và bạn càng hoàn thành công việc nhanh hơn so với thời gian ban đầu.
Một điểm lưu ý nữa là ở cái cột đang làm thì bạn chỉ nên để tối đa ba hạng mục. Không nên để ở cột đấy quá nhiều hạng mục, điều này khiến bạn sẽ bị rối. Vì vậy, hãy để ở cột này tối đa 3 hạng mục và cố gắng hoàn thành dứt điểm trước khi bổ sung một hạng mục khác.
Trên đây là phương pháp quản lý công việc và có tên là Kanban, xuất phát từ công ty sản xuất ô tô Toyota của Nhật. Phương pháp này sẽ giúp bạn làm việc khoa học hơn và không phải tốn thời gian nghĩ xem tiếp theo mình cần phải làm việc gì. Đặc biệt hơn, cứ nhìn vào cột những công việc đã hoàn thành, bạn sẽ có động lực để tăng tốc hoàn thành công việc vào cuối ngày.
Phần mềm Trello
Nếu bạn là một người yêu thích công nghệ và cảm thấy giấy, bút, sticker quá phiền hà thì một phần mềm có thể hỗ trợ bạn lập bảng Kanban này và bạn có thể mang nó đi bất kì đâu. Đó chính là ứng dụng tên là Trello, có phiên bản dùng trên website và phiên bản dùng trên smartphone. Về cơ bản, ứng dụng Trello cũng giống như bảng công việc Kanban, giúp bạn tạo ra được những bảng công việc khác nhau. Mỗi bảng có thể là công việc trong một ngày hoặc mỗi bảng là một dự án mà bạn đang phải theo đuổi. Khi đó, bạn cũng sẽ ghi ra các công việc khác nhau của dự án theo những cấp độ là 1, 2, 3, 4, quan trọng hay không quan trọng theo quy ước của mình. Khi làm việc, bạn cũng sẽ chuyển các hạng mục công việc từ cột phải làm, sang cột đang làm, rồi đến cột đã hoàn thành.
Một ưu điểm khác của phần mềm Trello là nếu bạn đang làm việc nhóm thì nó cũng vô cùng hữu ích. Khi bạn làm cùng một phòng ban, cùng một nhóm thì bạn có thể mời những người cộng sự đó cùng tham gia vào bảng công việc. Lúc đó bạn sẽ biết được công việc nào đang được ai triển khai và triển khai đến đâu. Bạn có thể chia công việc đó ra thành các gạch đầu dòng chi tiết hơn, cùng những lưu ý, ghi chú để giúp những nhân sự trong đội, nhóm của mình hoàn thành công việc một cách tốt hơn.
Kết luận
Phương pháp quản lý công việc sử dụng bảng Kanban và ứng dụng Trello là một cách hiệu quả để ưu tiên và hoàn thành các công việc quan trọng. Việc phân loại công việc, tập trung vào những việc ưu tiên và quản lý tiến độ công việc một cách khoa học sẽ giúp người dùng tăng năng suất và hoàn thành công việc đúng hạn.