Sau khi đã lên danh mục 10 việc cần phải xử lý và giải quyết trong ngày hôm nay. Bước tiếp theo, bạn sẽ lựa chọn làm việc gì trước, việc gì sau? Rất nhiều người đã mắc phải sai lầm rằng cứ có việc gì đến thì họ làm, hoặc việc gì nhìn thấy trước thì làm việc trước và đến cuối ngày họ mới phát hiện ra rằng họ làm những việc không mấy quan trọng. Trong khi những việc vô cùng quan trọng tạo ra thu nhập tức thời cho họ hoặc doanh thu tức thời cho công ty thì lại bỏ quên mất.
Để tránh được tình trạng này thì bạn cần biết xác định thứ tự ưu tiên công việc, gọi theo thuật ngữ là “cấp độ ưu tiên công việc”. Bạn hãy vẽ ra một biểu đồ bao gồm đường nằm ngang là cột thời gian và cột nằm dọc là mức độ quan trọng. Cột thời gian biểu hiện việc gấp hay không gấp, việc nào cần phải hoàn thành trước và thành thành sau.
Nhiều bạn vẫn đắn đo không biết như thế nào được gọi là quan trọng? Một mẹo nhỏ cho bạn là bạn hãy quy hết công việc của mình ra tiền. Việc đó theo bạn nếu hoàn thành xong thì sẽ tạo ra được một khoản tiền trị giá là bao nhiêu. Tiền càng cao thì đó là việc thuộc nhóm cấp độ quan trọng; tiền thấp hơn thì mức độ quan trọng ít đi.
Nội Dung Bài Viết
Phân loại bốn nhóm công việc
Bạn hãy đưa tất cả các công việc của mình vào việc gấp hay không gấp, quan trọng hay không quan trọng. Nhờ vậy chúng ta sẽ phân bố được công việc ra làm bốn góc độ khác nhau. Nhóm thứ nhất là nhóm những công việc quan trọng và cần gấp. Nhóm thứ hai là những công việc quan trọng nhưng không gấp gáp lắm. Nhóm thứ ba là nhóm những công việc kém quan trọng nhưng cần gấp. Nhóm thứ tư là nhóm không gấp và cũng không quan trọng. Đó chính là bốn nhóm công việc được phân loại theo mức độ ưu tiên.
Tiếp theo, bạn hãy phân mười công việc trong danh mục cần làm vào bốn nhóm và xem công việc của bạn nhiều nhất đang nằm ở nhóm nào, sau đó chúng ta sẽ phân tích để tối ưu những công việc đó.
Nhóm I
Nếu như bạn có nhiều công việc thuộc nhóm I, gồm những nhóm công việc cấp bách và quan trọng thì có thể dự đoán rằng bạn là một trong những vị trí quản lý cấp cao trong doanh nghiệp. Bởi vì ở vị trí này bạn đang phải giải quyết rất nhiều những công việc, như xử lý khủng hoảng cho công ty, việc cấp bách, chạy deadline cho doanh nghiệp.
Có rất nhiều nhân sự trong doanh nghiệp thích giải quyết công việc thuộc nhóm I. Bởi lẽ, khi xử lý tốt những công việc vừa cấp thiết, vừa quan trọng thì đây chính là cơ hội để bạn thể hiện bản thân, thể hiện năng lực xử lý công việc của bạn là tuyệt vời, khả năng chuyên môn của bạn vô cùng sâu sắc, có nền tảng tốt. Và vì thế, rất nhiều nhân sự trong doanh nghiệp luôn đẩy mạnh các công việc của họ lên quan trọng hoặc giả bộ như những công việc mà họ đang làm thuộc nhóm I, vừa cấp bách và vừa quan trọng, để nâng cao hình ảnh của mình lên trong con mắt của những lãnh đạo cấp cao.
Tuy nhiên, khi bạn để cho mình rơi vào tình trạng phải liên tục xử lý những công việc vừa gấp vừa quan trọng trong một thời gian thì bạn sẽ cảm thấy vô cùng căng thẳng, stress, đôi khi mỏi mệt đến mức kiệt sức, mỗi lần nghĩ đến công việc liền thấy sợ. Điện thoại lúc nào cũng kêu, lúc nào cũng quay cuồng trong công việc, lúc nào cũng ở trong trạng thái căng thẳng, khủng hoảng bởi công việc, thậm chí có người mắc bệnh tâm lý là sợ tiếng chuông điện thoại… đây là lúc bạn cần nhìn lại, để thấy mình làm quá nhiều việc thuộc nhóm I. Tuy rằng nhờ đó mà tầm quan trọng của bạn trong mắt của những chủ đầu tư, của những lãnh đạo doanh nghiệp được cao lên nhưng cuộc sống của bạn lại căng thẳng, mệt mỏi và lâm vào trạng thái khủng hoảng.
Đôi lúc, bạn nhận được những lời chê trách rằng mình quản trị công việc không tốt, làm việc không có kế hoạch nên lúc nào cũng tất bật. Khi bạn đang có quá nhiều công việc của nhóm I thì bạn cần phải xem lại cách xử lý công việc của mình. Làm thế nào để xử lý công việc từ trước khi nó trở nên gấp gáp, hoặc bạn cần phải tách công việc của mình ra thành những cái hạng mục nhỏ hơn và chia việc lại, ủy quyền lại cho cấp dưới xử lý. Đặc biệt hơn, nếu bạn là chủ doanh nghiệp thì tuyệt đối đừng làm bất kỳ công việc nào thuộc nhóm I này. Hãy học cách chia nhỏ, tuyển thêm nhân sự và ủy quyền để giải phóng bản thân của mình khỏi sự căng thẳng và mệt mỏi.
Nhóm II
Nhóm II là những việc vô cùng quan trọng nhưng không gấp. Nếu kiểm soát lại công việc này, bạn sẽ thấy đa phần nó thuộc về những công việc liên quan đến chiến lược, kế hoạch phát triển, những cơ hội hay ý tưởng sáng tạo cho công việc mới. Nếu như bạn là một chủ doanh nghiệp thì nên dành từ 60 đến 65 % cho những công việc thuộc nhóm II. Khi càng làm những công việc thuộc nhóm II này thì lúc đó tầm nhìn của bạn luôn được mở rộng, bạn sẽ cảm thấy cân bằng và có tính kỷ luật hơn trong công việc. Đặc biệt, bạn sẽ chủ động và lên kế hoạch được mọi việc liên quan đến bản thân, cũng như đội nhóm của mình.
Nhóm II là nhóm công việc dành cho các chủ doanh nghiệp, nếu bạn là chủ đầu tư, việc của bạn là xác định tầm nhìn, lên kế hoạch dài hạn cho doanh nghiệp. Hoặc bạn là nhân sự của công ty, công việc nhóm II của bạn đôi khi cũng là lập kế hoạch, đôi khi cũng là những công việc được giao phó. Dù bạn là ai đi nữa nhưng bạn không sắp xếp để xử lý nó ngay thì công việc ấy sẽ rất nhanh chóng và dễ dàng bị đẩy lên những công việc thuộc nhóm I, có nghĩa là vừa gốc, vừa quan trọng, lúc đấy stress sẽ trở lại. Thế nên, bạn hãy quản trị tốt công việc, hãy giải quyết dứt điểm những công việc thuộc nhóm II trước khi nó trở nên gấp gáp.
Nhóm III
Nếu bạn có nhiều công việc tại nhóm III là những công việc không quan trọng nhưng cần gấp thì đa phần đây là những công việc đột xuất, chẳng hạn những email gấp bạn cần phải trả lời, bất chợt bạn phải đến tham dự một cuộc họp nào đó, hoặc đặc biệt hơn bạn đang tất tả chạy theo những công việc đang đến thời hạn deadline. Khi có quá nhiều công việc thuộc nhóm III, gấp gấp nhưng không quan trọng cho thấy bạn đang phải giải quyết những công việc ngắn hạn và vụn vặn trong doanh nghiệp. Bạn làm việc nhưng không được chủ động, mà phải tuân theo kế hoạch của người khác và bạn cũng đang làm việc mà không có mục tiêu.
Nếu có nhiều công việc thuộc nhóm III, có thể dự đoán rằng bạn đang làm công việc chuyên môn thấp tại doanh nghiệp. Lúc này, bạn hãy khống chế quỹ thời gian của mình cho những công việc thuộc nhóm III trong khoảng 10%. Như vậy, bạn mới có thời gian làm những công việc quan trọng hơn và nâng cao năng lực bản thân của mình.
Nhóm IV
Nếu có nhiều hơn hai công việc thuộc nhóm bốn tức là nhóm những công việc không gấp và không quan trọng, chẳng hạn gọi điện thoại, chuyển tiếp công văn đi xin chữ ký, sắp xếp tài liệu trong văn phòng và thậm chí là tán gẫu hoặc thậm chí bạn đang chơi một trò chơi gì đó. Nếu bạn để cho tình trạng những công việc của bạn ở nhóm IV này quá nhiều thì có một tin hơi buồn dành cho bạn là bạn đang là nhân sự thừa trong doanh nghiệp.
Ở trong một nền kinh tế cạnh tranh và vận động không ngừng như thế này, nếu trong doanh nghiệp vẫn còn người làm những công việc không có tính chuyên môn, những công việc lặt vặt, đặc biệt là họ vẫn còn có thời gian để dành cho những công việc cá nhân hay giải trí, sự tán gẫu thì đây chính là lúc doanh nghiệp đấy cần phải tối ưu lại hệ thống hóa nhân sự. Trong công việc hàng ngày, bạn có thể làm kiêm nhiệm những công việc này, nhưng hãy khống chế nó, đừng để nó vượt quá 5 % quỹ thời gian làm việc. Nếu không bạn sẽ nhanh chóng bị đào thải ra khỏi doanh nghiệp.
Mặt khác, khi bạn càng nhiều công việc thuộc nhóm IV thì năng lực của bạn sẽ bị mài mòn đi, bạn sẽ càng ngày càng bị tách rời ra công việc và bạn sẽ nhanh chóng trở nên kém cạnh tranh trong cuộc chiến xin việc. Vì vậy, bạn cần tối ưu lại quỹ thời gian bạn sử dụng với những công việc ở trong nhóm bốn.