Bạn thường làm việc thiếu hiệu quả và cảm thấy mình thiếu thời gian. Tuy nhiên, việc bạn thấy thiếu thời gian là vì bạn làm việc không hiệu quả, nói cách khác, bạn tiêu tốn nhiều thời gian hơn so với thời gian thật sự cần thiết để giải quyết công việc đó và vì thế, bạn cảm thấy mình cần thêm nhiều thời gian hơn để làm việc. Một trong những lý do dẫn đến tình trạng này là vì bạn đang xử lý công việc một cách đa nhiệm.
Bạn có thể hiểu khái niệm làm việc đa nhiệm thông qua ví dụ sau, thử hình dung, bạn đang một tham gia một buổi họp và nghe người khác thuyết trình, lúc đó bạn được rảnh tay nên quyết định mở laptop trả lời email. Trong lúc trả lời email thì có tin nhắn từ facebook, viber và bạn tiếp tục trả lời. Đó có thể là đối tác, là khách hàng của bạn, tức là bạn vẫn đang làm việc, chứ không hẳn làm những việc riêng khác trong giờ họp. Như vậy, lúc này bạn vừa nghe họp, vừa viết email và trả lời tin nhắn của khách hàng. Đồng thời lúc ấy có người đưa cho bạn những văn bản cần xét duyệt, kí xác nhận. Rất nhiều người nghĩ rằng mình làm được như vậy chứng tỏ bản thân có năng lực, có thể giải quyết được cả bốn công việc cùng một lúc.
Tuy nhiên, trên thực tế không phải như vậy. Bạn có thể mở cùng lúc 20, 30 cửa sổ khác nhau trên máy tính và nó hoàn toàn vẫn có thể xử lý được, còn bộ não của con người không thể làm việc đa nhiệm như vậy. Khi bạn làm nhiều việc cùng một lúc, điều này chứng tỏ rằng sự tập trung của bạn bị phân tán, tư duy của bạn bị phân tán, kiến thức của bạn bị phân tán. Đã bao giờ bạn chat nhầm khung chat chưa? Bạn thử mở nhiều cửa sổ chat và nhắn tin cùng lúc, chắc chắn bạn đã từng rơi vào trường hợp tin nhắn lẽ ra gửi cho người A thì bạn gửi nhầm cho người B. Cũng như khi vừa họp vừa soạn email, rất có thể nội dung email bạn soạn ra lại chính là nội dung phát biểu của những người trong phòng họp. Đó chính là những trường hợp thường xảy ra khi tâm trí của chúng ta bị xáo trộn giữa nhiều nguồn thông tin đa nhiệm.
Mỗi lúc như vậy, bạn cần lấy lại sự tập trung vào công việc. Bạn cần khoảng từ 15-30 phút để lấy lại sự tập trung. Nếu công việc của mình cứ bị ngắt quãng như vậy thì mỗi ngày bạn mất rất nhiều thời gian để lấy lại sự tập trung của mình.
Giả sử, bạn có hai xe ở nhà, bạn lên xe thứ nhất, mở khóa, nổ máy, nhấn ga, vào số 1, số 2, số 3 và đột nhiên kít thắng lại; rồi bạn qua xe thứ hai, tiếp tục làm như vậy, mở khóa, nổ máy, nhấn ga, vào số 1, số 2, số 3 rồi dừng lại, trở về xe thứ nhất, rồi lặp lại quy trình ấy. Theo bạn, nếu cứ liên tục như vậy thì bao giờ chiếc xe ấy đạt được tốc độ tối đa và bao giờ bạn mới đi đến điểm đích. Khi bạn làm việc đa nhiệm cũng như khi bạn lái hai chiếc xe ô tô trên. Bạn nghĩ rằng bạn có thể nhưng thực tế bạn không thể đi được xa và cũng không đi được nhanh.
Quay lại nguyên tắc tập trung, bạn chỉ nên tập trung giải quyết một công việc trong một thời điểm. Bộ não của bạn không phải bộ nhớ của máy tính, cũng không giống bộ máy xử lý của máy tính mà có thể làm được nhiều việc cùng một lúc. Nếu cứ mỗi 25 phút, bạn hoàn thành dứt điểm được một công việc thì rất nhiều chóng bạn hoàn thành được nhiều việc trong cùng một ngày. Ngược lại, nếu bạn tiếp tục làm nhiều việc trong cùng một lúc thì bạn sẽ không giải quyết được nhiều việc, chưa nói đến chất lượng công việc không được như ý. Vì vậy, hãy loại bỏ đa nhiệm để tập trung hơn và tiết kiệm được nhiều thời gian cho mình.
