Chắc chắn không ít lần bạn quyết tâm hôm nay cần phải hoàn thành xong công việc này, tuy nhiên, khi đang làm dở công việc này, bạn chợt nhớ ra mình có một email cần phải gửi cho khách hàng gấp, vậy là bạn chuyển sang gửi email cho khách hàng. Nhưng 15-20 phút sau, bạn chợt nhận ra mình chưa gửi email cho khách hàng xong, mà lại đang lướt Facebook hoặc đang truy cập Website nào đó. Mãi gần vài giờ sau, bạn vẫn chưa hoàn thành được công việc ban đầu như đã dự tính. Cho nên, một lý do khiến công việc kém hiệu quả là chúng ta nghĩ ra việc muốn làm nhưng sau đó lại dành sự tập trung của mình vào việc cần phải làm hơn. Theo nghiên cứu, não bộ của con người cần tối thiểu từ 15 cho đến 30 phút để lấy lại được sự tập trung ban đầu và như vậy cứ mỗi lần bạn bị ngắt quãng khỏi công việc thì đó là một lần mà bạn lãng phí từ 15 đến 30 phút để tập trung lại vào công việc cần thiết.
Để rèn luyện sự tập trung này thì có một phương pháp được gọi là phương pháp Pomodoro hay còn gọi là phương pháp “quả cà chua”. Theo tiếng Ý, Pomodoro có nghĩa là quả cà chua và phương pháp này được phát minh từ những năm 1980 bởi một CEO người Ý. Ông hướng dẫn chúng ta phân chia công việc của mình thành các phiên làm việc. Mỗi phiên làm việc dài 25 phút, giữa mỗi phiên làm việc, bạn sẽ đứng lên nghỉ ngơi, thư giãn trong vòng khoảng 5 phút rồi tiếp tục bắt đầu một phiên làm việc mới. Cứ sau bốn phiên làm việc thì bạn lại có một khoảng nghỉ dài hơn, kéo dài khoảng tầm 30 phút.
Có một điều vô cùng quan trọng là bạn không được phép để ngắt quãng công việc. Nếu như bạn đang tập trung công việc trong 25 phút và có một cuộc điện thoại, một email nào đến, bạn phải giải quyết những công việc đó thì bạn phải bắt đầu 25 phút này lại từ đầu. Cho nên, một trong những lưu ý khi thực hiện phương án này là bạn hãy tắt điện thoại hoặc chuyển điện thoại sang chế độ máy bay trước khi làm việc.
Như vậy, đầu tiên, bạn hãy liệt kê công việc cần làm, tiếp theo là định lượng xem công việc này mình cần phải làm việc trong bao nhiêu lâu và cuối cùng, trong một phiên, bạn cố gắng giải quyết dứt điểm công việc đó. Nếu bạn không hoàn thành thì bắt bạn lại bắt đầu một phiên làm việc thứ hai. Còn nếu như bạn hoàn thành sớm hơn thì bạn hãy dùng thời gian đó để rà soát và tối ưu lại công việc, không nên ngắt đồng hồ và đi chơi sớm hơn so với dự định.
Hãy nghiêm ngặt thực hiện nguyên tắc cứ 25 phút là một phiên làm việc và 5 phút nghỉ là bạn bắt buộc phải nghỉ. Bạn hãy rời khỏi bàn làm việc của mình để đi loanh quanh trong phòng làm việc, thay đổi trạng thái trước khi bắt đầu vào một phiên làm việc mới. Nếu cố gắng rèn luyện làm việc theo nguyên tắc Pomodoro trong một thời gian, bạn sẽ thấy càng vào cuối ngày, bạn làm việc càng hiệu quả hơn, càng tập trung hơn và lâu dần hiệu suất, hiệu quả công việc sẽ tăng lên đáng kể. Trong cùng một khoảng thời gian, bạn sẽ giải quyết được nhiều công việc khác nhau. Nhờ áp dụng phương thức nguyên tắc Pomodoro, bạn hoàn toàn có thể không cần phải mang việc về nhà. Buổi tối có thể dành thời gian cho bản thân và gia đình.