Bạn sẽ không thể tưởng tượng được mình đã lãng phí rất nhiều thời gian vào những việc không cần mất thời gian nhiều đến vậy. Nhiều người ước rằng một ngày có 30 giờ, 48 giờ nhưng không biết rằng nếu họ nhận diện được những kẻ thù của thời gian thì họ có thể làm giảm tối thiểu những khoảng thời gian vô ích, ở đây là chúng ta có thể làm giảm tối thiểu, chứ không phải loại bỏ được hoàn toàn những khoảng thời gian vô ích. Khi đó bạn sẽ có nhiều hơn người khác 1h, 2h hay thậm chí là 3h làm việc mỗi ngày.
Nội Dung Bài Viết
Nhận diện kẻ thù của thời gian
Mạng xã hội
Kẻ thù đầu tiên chính là mạng xã hội: Facebook, Zalo, Instagram, Tiktok… Mặc dù, mạng xã hội có rất nhiều lợi ích, giúp bạn liên tục được cập nhật những thông tin mới nhất về bạn bè, cũng như giới thiệu với bạn những điều mà bạn quan tâm trong cuộc sống như những món ăn, những món đồ mà bạn cần mua hoặc chia sẻ những khoảnh khắc đáng nhớ. Thế nhưng nó đã chiếm dụng của bạn rất nhiều thời gian, mà bạn không hề hay biết. Thử hình dung, bạn cập nhật một status mới, sau đó cứ mỗi 10 phút bạn trả lời một tin nhắn, một bình luận của bạn bè, hay mỗi một phút bạn click vào một đường link hnào đó trên Facebook thì bạn tiêu tốn từ 15-30 phút, thậm chí là hàng giờ mà bạn không biết. Chính vì vậy, trong một ngày, bạn chỉ nên dành một khoảng thời gian riêng cho việc này, không nhất định lúc nào cũng phải kè kè trên Facebook.
Lưu ý, lời khuyên này không áp dụng cho những bạn sử dụng mạng xã hội như một công cụ marketing và một công cụ kiếm tiền. Còn những ai sử dụng mạng xã hội để giải trí và kết nối với bạn bè thì hãy giới hạn nó vào những khung giờ nhất định trong ngày.
Kẻ thù thứ hai của thời gian chính là những email: email của đối tác, email của đồng nghiệp. Một số doanh nghiệp có văn hóa rằng, mỗi khi có email trao đổi đều phải chia sẻ cho toàn bộ văn phòng, hoặc báo cáo với cấp trên. Thử hình dung, cứ 5-10 phút có một email mới đến và bạn phải mở ra đọc ngay thì bạn đã tiêu tốn bao nhiêu thời gian, bởi vì bạn phải chuyển màn hình, thậm chí bạn phải đăng nhập vào tài khoản… Vì vậy, cũng như mạng xã hội, bạn có thể dành riêng nửa tiếng đầu giờ buổi sáng, nửa tiếng đầu giờ buổi chiều là hai khung giờ để kiểm tra email và trả lời toàn bộ những email cần thiết, trước khi bạn tập trung dành thời gian giải quyết công việc cụ thể hàng ngày của mình.
Internet
Những Website cung cấp cho chúng ta rất nhiều thông tin, đặc biệt hơn là nhờ có Google, nhờ có những chuyên gia phần mềm, chuyên gia tìm kiếm khác đã cung cấp cho chúng ta nhiều thông tin hơn những gì chúng ta cần. Đôi khi bạn chỉ cần tra cứu một thông tin nào đó để giải quyết công việc thì họ lại liệt kê cho chúng ta hàng loạt những sai khác liên quan và nếu như chúng ta kiểm soát không tốt thì bạn sẽ bị cuốn vào đó mà không hay biết. Ví dụ, bạn chỉ cần tìm thông tin về vấn đề A nhưng Google lại rất là dễ dàng dẫn dắt bạn từ vấn đề A, sang vấn đề B và đến 30 phút sau, bạn có thể đang xem đến tận vấn đề Z, chẳng còn liên quan gì đến nội dung bạn cần tìm kiếm lúc đầu. Thế nên bạn cũng cần hết sức cảnh giác với việc tra cứu thông tin như thế nào trên Internet.
Thời gian giải lao, lấy nước, đi vệ sinh
Kẻ thù thứ tư của thời gian đó là những khoảng thời gian nghỉ giải lao. Các chị em phụ nữ dành thời gian này ra khu vực nhà vệ sinh, ở đó hầu hết chị em không chỉ giải quyết nhu cầu, mà đôi khi còn dành thời gian để ngắm nghía, trang điểm, make up lại; trong lúc đó, họ có thể tán gẫu đủ chuyện với nhau. Còn các anh em thì thường tập trung ở khu vực nước uống hoặc ở phòng hút thuốc lá, nếu chỉ hút một điếu thuốc thôi thì các anh ấy đã mất 15 phút, trong lúc đó thì lại bàn tán rôm rả với nhau về một việc gì đó. Thế nên khoảng thời gian nghỉ giải lao này có thể cũng chiếm dụng thời gian rất lớn của bạn.
Đôi khi chỉ cần đi ra lấy một ly nước thì nhiều người cũng mất thời gian để trao đổi gì đó với đồng nghiệp, điều này cũng làm mất của bạn nhiều hơn khoảng thời gian cần thiết. Để tiết kiệm những khoảng thời gian này, bạn có thể mua cho mình một bình nước lớn khoảng một lít và để ở bàn làm việc của mình. Làm vậy, bạn sẽ hạn chế khoảng thời gian đi lấy nước, như vậy bạn sẽ mất ít thời gian hơn. Bạn cũng có thể tranh thủ khoảng thời gian 5 phút nghỉ giữa giờ để giải quyết việc cá nhân, trao đổi với bạn và đồng nghiệp, đây cũng là một cách để bạn tiết kiệm thời gian làm việc của mình.
Những cuộc gặp bất ngờ
Một kẻ thù khác nữa của thời gian chính là những cuộc gặp không được hẹn trước. Đôi khi bạn đang tập trung làm việc thì một anh bạn nào đó xuất hiện và bảo rằng họ tiện đường đi ngang qua văn phòng của bạn để chơi một chút hoặc một khách hàng nào đó bất chợt nói rằng muốn qua văn phòng để xem cái này, bàn việc kia… Những cuộc gặp không hẹn trước sẽ làm cho bạn xao nhãng khỏi công việc, hoặc bị ảnh hưởng đến lịch trình làm việc một ngày. Thế nên bạn cần phải biết từ chối để tránh những cuộc gặp không hẹn trước này.
Đôi khi, bạn đã lên kế hoạch làm việc cho cả một ngày nhưng một cuộc gặp gỡ không hề hẹn trước xen vào hoặc đồng nghiệp nhờ bạn làm một việc gì đó nhưng bạn lại không đủ dũng cảm để từ chối. Bởi vì chúng ta sợ họ đánh giá rằng mình là người xấu, không sẵn sàng giúp đỡ bạn bè, đồng nghiệp. Tuy nhiên, khi chúng ta làm người tốt với đồng nghiệp thì lúc đó chúng ta lại là người xấu với chính cái kế hoạch mà chúng ta đã đặt ra. Vì vậy, bạn nên học cách từ chối xem việc đó có phải là bổn phận của mình không; nếu mình nhận việc đó thì có làm ảnh hưởng các công việc khác trong chuỗi công việc của mình hay không. Nếu mọi việc đều hợp lý thì lúc đó bạn mới nhận.
Vỡ kế hoạch
Kẻ thù tiếp theo của thời gian chính là bạn bị vỡ kế hoạch, trì hoãn công việc. Rất nhiều lần bạn nói rằng “ngày mai tôi sẽ làm tiếp việc này”, đây là thói quen trì hoãn. Tuy nhiên, bạn hãy nhớ rằng, ngày mai không bao giờ đến. Nếu việc hôm nay bạn không dứt điểm được, bạn không quyết tâm dứt điểm việc đó vào ngày hôm nay thì ngày mai bạn cũng sẵn sàng gác nó lại để giải quyết những việc khác quan trọng hơn. Và lâu dần từ những việc không quan trọng bị đẩy lên thành những việc quan trọng, những việc đáng nhẽ không cần gấp lại bị đẩy lên thành viện gấp và cuộc sống của bạn sẽ trở nên căng thẳng hơn rất nhiều.
Thời gian chết
Kẻ thù cuối cùng của thời gian chính là những khoảng thời gian chết. Thời gian chết có thể là khi bạn cần hẹn gặp một ai đó và bạn đến sớm hơn người đó; hoặc đây là lúc bạn chờ đợi báo cáo từ một người khác; hoặc đôi khi đó là khoảng thời gian bạn phải di chuyển trên đường. Đây là những khoảng thời gian bạn hoàn toàn có thể tối ưu.
Hiện nay, dịch vụ xe công nghệ đang được phát triển rất mạnh và những người bận rộn, những người phải quản lý nhiều công việc một lúc thường sử dụng phương tiện này. Bởi vì khi chọn đi xe công nghệ, lúc đó trên đường di chuyển, bạn hoàn toàn có thể đọc sách; hoặc có thể gọi được vài cuộc điện thoại; hoặc có thể trao đổi công việc với bạn bè; hoặc thậm chí có thể tranh thủ ngủ một vài phút. Hoặc là trong những cuộc hẹn với đối tác, bạn bè, nếu bạn đến sớm hơn họ bạn có thể tranh thủ đọc vài trang sách trên điện thoại. Hay khi thao tác trên máy tính, bạn mất thời gian để download một tài liệu nào đấy về thì bạn cũng có thể xem sách, hoặc tranh thủ trả lời một email nào đó. Đây là những cách để hạn chế thời gian chết trong quỹ thời gian làm việc mỗi ngày.
Như vậy, trên đây là những kẻ thù của thời gian, cũng như cách thức có thể tối thiểu nó. Trong bất kỳ kẻ thù nào của thời gian, từ Facebook, Email, hay những cuộc hẹn gặp, những cuộc chuyện phím ngoài lề, thậm chí là những khoảng thời gian chết… bạn không bao giờ có thể loại bỏ nó và thậm chí bạn cũng không nên loại bỏ, bởi vì đôi khi đó chính là thời gian thư giãn của bạn. Mặt khác, nếu chúng ta tối thiểu được nó thì mình sẽ có nhiều hơn thời gian để làm việc.