Có một trò chơi rất thú vị tên là “Đếm số mục tiêu”. Hai người cùng chơi với nhau, người chiến thắng là người đếm được số 30 trước tiên. Hai người chơi sẽ đếm qua đếm lại với nhau, bắt đầu từ số 1, tối thiểu một lượt đếm là đếm 1 số, tối đa là đếm 3 số liên tục, ai đếm được số 30 là người giành chiến thắng. Ví dụ, người đầu tiên đếm “1, 2, 3”; đối thủ có thể đếm “4”, hoặc “4, 5”, hoặc “4, 5, 6”; nghĩa là hai người chơi có thể đếm 1 số, hoặc 2 số, hoặc 3 số liên tục. Nếu người kia đếm “4, 5, 6” thì người này sẽ đếm là “7”, hoặc “7, 8”, hoặc “7, 8, 9”. Cứ như vậy, ai đếm được số 30 sẽ là người dành chiến thắng.
Chúng ta sẽ không thể nào chiến thắng người quản trò nếu không khám ra được luật chơi. Luật chơi như sau: nếu muốn giành được số 30 thì bắt buộc phải giành được số 26, bởi vì, nếu lấy được số 26, tối đa mỗi lần đếm là 3 số, nên dù đối phương đếm 27, 28, hay 29 thì chúng ta đều lấy được số 30. Nhưng để có được số 26 thì phải chiếm được số 22, vì chiếm được số 22 thì chắc chắn đối phương không thể lấy được số 26. Cứ như vậy, để lấy được số 26 thì phải đếm được số 18, để có được số 18 thì phải đếm được số 14, trước số 14 thì phải đếm được số 10, trước số 10 phải đếm được số 6 và trước số 6 phải đếm được số 2. Nếu muốn chắc chắn lấy ngay số 2 thì mình phải là người đếm trước.
Trò chơi “đếm số mục tiêu” này có ý nghĩa là bạn sẽ không thể nào chiến thắng được trò chơi nếu không nắm rõ được mục tiêu. Đếm 31 cũng không được, đếm 29 cũng không được, mà phải đếm đúng số 30 mới có thể chiến thắng.
Trong bài thuyết trình nói trước công chúng bạn cũng phải có mục tiêu rõ ràng. Chúng ta không được có gì nói đó, mà cần hình dung ra mục tiêu mình phải thuyết phục khán giả điều gì và khán giả sẽ hiểu được, nhận được, học được, thay đổi được điều gì sau bài nói của bạn. Như vậy, phải có mục tiêu rõ ràng trước khi thuyết trình để định hướng những gì cần trình bày, bằng không, chúng ta sẽ không thể đến nơi được nếu không biết phải đi đâu.
Hơn thế nữa, chỉ có mục tiêu rõ ràng chưa đủ, bạn phải có chiến lược thực hiện cụ thể và có những bước đi đúng đắn. Cũng như muốn đi đến số 30 thì phải đi từ số: 2, 6, 10, 14, 18, 22, 26 thì mới đi đến được số 30. Để đạt được mục tiêu, chúng ta cần những bước đi đúng đắn, trong bài thuyết trình, nói trước công chúng cũng vậy, để đạt được mục tiêu thuyết phục khán giả, bạn phải có những bước đi đúng đắn: bước 1 sẽ nói gì; bước 2 sẽ nói gì; bước 3 sẽ nói gì để đến bước 4 đạt được mục tiêu của mình, đây được gọi là “Cây ý tưởng”.
Cây ý tưởng (Ảnh: Tony Buzan)
Điều đầu tiên trước khi xây dựng và thiết kế dàn bài thuyết trình, bài nói trước công chúng thì phải hình dung ra cây ý tưởng và những bước cơ bản sẽ làm trong cây ý tưởng đó.
Ví dụ, đối với cách làm bài thuyết trình nói trước công chúng, cây ý tưởng như sau: đầu tiên sẽ nói về phương pháp mở đầu, phương pháp kết thúc, cách thiết kế nội dung và phương pháp hiệu quả – đây là phần nội dung bên trong. Sau đó đến phần nội dung bên ngoài, gồm: thiết kế về mặt phong cách, làm sao đảm bảo phong cách riêng bằng cách sử dụng hình thể, sử dụng lời nói, sử dụng PowerPoint…
Như vậy, các ý tưởng cần được chia nhỏ ra, từ đó có thể hình dung mình đi từng bước như thế nào để thuyết phục khán giả.
Nội Dung Bài Viết
Bước 1: Thiết kế cây ý tưởng
1.1 Diễn dịch:
Ví dụ, khi thuyết trình chủ đề “Giới thiệu về chùa Hội Tôn” (hoặc di tích, danh lam thắng cảnh khác), có thể vẽ các nhánh như sau:
Cây ý tưởng “Giới thiệu chùa Hội Tôn”
Đầu tiên sẽ nói về thời điểm xây dựng chùa là khi nào, vị trí địa lý nằm ở đâu, kiến trúc thế nào, hoạt động ở chùa ra sao, con người ở chùa gồm những ai, giá trị văn hóa lịch sử ở chùa như thế nào và cuối cùng là đưa ra đề xuất làm sao để cải thiện ngôi chùa này.
Như vậy, với chủ đề giới thiệu về ngôi chùa thì cây ý tưởng được chẻ ra 7 nhánh khác nhau và sắp xếp thứ tự 7 nhánh một cách logic. Qua đó, người nghe có thể hiểu được toàn diện về ngôi chùa đang được giới thiệu. Đây được gọi là phương pháp diễn dịch, nói cho dễ hiểu là phương pháp “ý mẹ đẻ ra ý con”.
2.2 Quy nạp:
Phương pháp quy nạp
Có năm mảnh ghép khác nhau, có mảnh ghép nhìn giống như một thân cây, cũng có mảnh ghép nhìn như một con chim, cũng có mảnh ghép nhìn như một chú sâu… Và hình ảnh hoàn chỉnh chính là khuôn mặt của một cô gái. Mọi người chỉ có thể thấy được khuôn mặt này khi ghép từng phần nhỏ lại với nhau. Phương pháp này được gọi là “từ ý con tổng hợp thành ý mẹ”, tức là phương pháp quy nạp. Tức là, bạn sẽ thuyết trình thành phần thứ nhất, nói về thành phần thứ hai, chia sẻ về thành phần thứ ba và cuối cùng gộp ba thành phần đó lại thành một nội dung tổng quát chung. Khi đó, người nghe sẽ ngộ ra vấn đề mình muốn chia.
Đây là phương pháp tạo được sự thú vị, bất ngờ cho người khác. Tuy nhiên, cần cẩn thận khi sử dụng phương pháp này, vì khi trình trình bày từng chi tiết một thì lúc bắt đầu người nghe khó hình dung được mình đang nói về vấn đề gì. Cho nên, cần chọn những chủ đề có thể chẻ nhỏ ra được, dù nói từng thành phần nhưng người nghe vẫn hiểu được, cuối cùng, chúng ta sẽ tổng hợp lại thành ý tưởng chung để thuyết phục họ.
1.3 Suy luận logic:
Sau khi trình bày ý 1 ta dẫn dắt qua ý 2, từ ý 2 dẫn dắt qua ý 3 và ý 3 mới chính là mục đích cuối cùng muốn chia sẻ. Như vậy, người nghe sẽ được thuyết phục từ bước này đến bước khác.
Ví dụ, khi nói về “Kỹ năng tư duy sáng tạo”:
“Thế giới ngày này là thế giới phẳng, các sản phẩm rất tràn lan và hao hao giống nhau. Một sản phẩm có rất nhiều công ty có thể sản xuất, họ có thể là đối thủ cạnh tranh với nhau. Một ý tưởng xuất hiện sẽ bị san phẳng hoàn toàn bởi internet, công nghệ thông tin như ngày nay. Tri thức chỗ này, tri thức chỗ khác cũng không quá chông chênh bởi vì chúng ta có thể tiếp cận tri thức vượt ra khỏi không gian và địa lý. Cho nên nên nói, thế giới ngày nay là thế giới phẳng, tong thế giới phẳng đó, ai tạo được sự khác biệt thì người đó trở thành người chiến thắng.
Cho nên, muốn thành công, bạn cần có “màu sắc riêng”. Trong thị trường phẳng đó, nếu bạn tạo ra được sự khác biệt mà người khác không có, làm những chuyện người khác chưa làm, nói những điều người khác chưa nói thì bạn có sự khác biệt, màu sắc riêng của bạn không trùng lắp với màu sắc của bất cứ ai khác. Và như vậy, bạn mới trở thành người chiến thắng.
Cũng vậy, công ty chúng ta phải sáng tạo trong mọi sản phẩm và để có được sự khác biệt đó, bạn phải có kỹ năng tư duy sáng tạo”.
Chủ để “Tầm quan trọng của kỹ năng tư duy sáng tạo trong xã hội ngày nay” được chia sẻ bằng ba bước như vậy.
Bước 2: Sử dụng phương pháp công não
Như vậy, bước đầu tiên chúng ta đã thiết kế cây ý tưởng cơ bản, tuy nhiên cây ý tưởng mới chỉ là khung xương, chưa có nội dung. Và phương pháp để “lắp thịt vào khung xương” của cây ý tưởng là phương pháp công não.
Khi chia sẻ về chủ đề “Kỹ năng giao tiếp”, chúng ta sử dụng phương pháp công não để vẽ ra các nhánh:
- Nhánh 1: Nghi thức xã giao;
- Nhánh 2: Tạo ấn tượng ban đầu;
- Nhánh 3: Nghệ thuật lắng nghe;
- Nhánh 4: Cách nuôi dưỡng mối quan hệ sau khi tiếp xúc;
- Nhánh 5: Giao tiếp phi ngôn ngữ;
- Nhánh 6: Phương pháp giải quyết xung đột trong giao tiếp;
- Nhánh 7: Kỹ năng thuyết phục trong giao tiếp.
Cây ý tưởng chủ đề “Kỹ năng giao tiếp”
Đây là những ý lớn của chủ đề “Kỹ năng giao tiếp”. Bước tiếp theo, từ một ý lớn, chia ra những ý con nhỏ hơn.
Ví dụ, từ nhánh 5 – giao tiếp phi ngôn ngữ, chia ra những nhánh nhỏ hơn, gồm:
- Giao tiếp bằng mắt
- Giao tiếp bằng biểu cảm khuôn mặt
- Giao tiếp bằng cử chỉ tay
- Giao tiếp bằng tư thế
- Giao tiếp bằng chỗ ngồi, khoảng cách khi giao tiếp.
Từ các nhánh nhỏ hơn này, chúng ta tiếp tục lấy một nhánh nhỏ để chia ra. Chẳng hạn, từ nhánh giao tiếp bằng cử chỉ tay, phân tích ra các cử chỉ như sau:
- Khoanh tay (có ý không muốn giao tiếp nữa hay là rào cản tự nhiên);
- Đụng chạm (để tạo sự gần gũi, thân mật);
- Chỉ trỏ (chỉ trỏ thế nào là lịch sự, thế nào là bất lịch sự);
- Bắt tay (tay để úp có nghĩa gì, để ngửa có nghĩa gì, nắm chặt hoặc nắm lỏng quá thì phải làm sao)
Cây ý tưởng chủ đề “Kỹ năng giao tiếp”
Từ những ý nhỏ này, cứ tiếp tục chia ra những ý nhỏ hơn, nhỏ hơn… và như vậy chúng ta sẽ có vô vàn ý tưởng với phương pháp công não này.
Bước 3: Chắt lọc ý chính
Như vậy, bước thứ nhất là thiết kế cây ý tưởng, bước thứ hai là công não tìm ra nhiều ý lắp để vào khung xương ý tưởng. Khi có quá nhiều ý thì phải nói ý nào? Cho nên, phải có bước thứ ba là chắc lọc lại những ý sẽ nói.
Bạn sẽ không thể nào sưởi ấm người khác nếu chính bạn không phải là lò sưởi. Cũng vậy, bạn phải thật sự thích những ý sẽ trình bày, vì nếu chính bạn không thích thì khán sẽ cũng sẽ không thích. Quy luật như sau:
- Bạn “cực kỳ thích” nội dung bài thuyết trình thì khán giả sẽ “rất thích”;
- Bạn “rất thích”, khán giả thấy “thích thích”;
- Bạn “thích thích”, khán giả thấy “bình thường”;
- Bạn thấy “bình thường”, khán giả thấy “dở”;
- Bạn thấy “dở” , khán giả thấy “quá tệ”.
Có bao giờ thuyết trình nhưng bạn không hiểu nội dung mình nói không? Có bao giờ chính bài thuyết trình của mình mà bạn cũng không thích không? Có bao giờ trình bài một ý nào đó mà bạn thấy rằng ý đó nói cũng được, không nói cũng không sao chưa? Và có bao giờ bạn nói ra một câu và thấy rằng câu đó hơi bị dở, hoặc câu đó quá bình thường chưa? Những lần như vậy là lần chúng ta thất bại khi thuyết trình, bởi vì bạn phải thật sự thích mình nói thì người khác mới thích, đó là ý nghĩa của câu chúng ta không thể sưởi ấm được người khác nếu chính mình không phải lò sưởi.
Chính vì vậy, chúng ta phải chắt lọc thật kỹ những ý sẽ nói. Ý nào tâm đắc nhất thì mới nên dọn ra “bàn ăn tinh thần” của khán giả. Thử tưởng tượng, có một bàn ăn gồm 10 món, trên đó có đến 7 món dở, chỉ có 3 món ngon; còn bàn đối diện chỉ có 3 món nhưng món nào cũng ngon. Khi đó, giữa một bàn phải ăn quá no nhưng ít món ngon và một bàn ăn vừa đủ nhưng chỉ toàn những món ngon thì chắc chắn khách hàng sẽ ấn tượng bàn ba món hơn, còn bàn kia sẽ bị chấm điểm trung bình, hoặc dưới trung bình. Cho nên, hãy dọn ra những gì thịnh soạn nhất, ngon nhất, đắc nhất để chiêu đãi khán giả. Bởi lẽ, nói nhiều không phải là khôn ngoan, mà khôn ngoan là nên nói những gì hay nhất chúng ta có!
Bước 4: Chọn chất liệu thể hiện
Sau khi đã có những ý nhỏ, hãy chọn chất liệu để thể hiện những ý đó. Trong một bài thuyết trình, ngoài lời nói, còn có những chất liệu nào để thể hiện nội dung thuyết trìn? Có rất nhiều chất liệu khác nhau để diễn đạt: hình ảnh, câu chuyện, vật mẫu, video clip, hành động, tư thế, trò chơi…
Ví dụ, phân tích về “cử chỉ tay” trong chủ đề “Kỹ năng giao tiếp”:
Cây ý tưởng chủ đề “Kỹ năng giao tiếp”
Chúng ta có thể chọn hình ảnh một người đang khoanh tay để hỏi người nghe có thấy thiện cảm không và có muốn làm quen với một người khoanh tay như vậy không. Đồng thời, chọn thêm hình ảnh một người đang mở tay để xem người nào có thiện cảm hơn và muốn làm quen với ai hơn. Đó là chọn hình ảnh để làm chất liệu thể hiện nội dung phần cử chỉ “khoanh tay”.
Về những “đụng chạm” để tạo sự gần gũi trong giao tiếp, chúng ta sẽ chọn những hành động, ví dụ mời mọi người giơ tay chạm nhẹ người bên cạnh. Khi chạm nhẹ thì khán giả sẽ cười rần lên và thấy rằng người bên cạnh có vẻ gần gũi, thân thiết với mình hơn. Đó là dùng hành động để phân tích cử chỉ “đụng chạm” trong giao tiếp.
Đối với cử chỉ “chỉ trỏ” trong giao tiếp thì nên chỉ trỏ bằng ngón nào, chỉ trỏ ra sau thì chúng ta có thể sử dụng một câu chuyện để phân tích. Có một bà mẹ dùng tay chỉ vào mặt đứa con để rầy la, đứa con gạt bàn tay của người mẹ và nói: “Chỉ trỏ vào mặt người khác là bất lịch sự”. Thế là người mẹ rượt đánh con mình. Hành động chỉ tay bằng ngón trỏ hoặc dùng bất cứ vật nhọn chỉ vào mặt ai đó là một hành động bất lịch sự. Đó là sử dụng một câu chuyện để thể hiện nội dung.
Về cử chỉ “bắt tay”, có thể tổ chức cho mọi người thực hành bắt tay với nhau và cảm nhận cái bắt tay của đối phương, từ đó đưa ra ý nghĩa của từng cái bắt tay.
Như vậy, để xây dựng dàn bài nội dung chất lượng gồm có 4 bước:
- Bước 1: Lập cây ý tưởng (bằng hình thứcdiễn dịch, quy nạp, hoặc suy luận logic).
- Bước 2: Sử dụng phương pháp công não để tìm ra những ý nhỏ, lắp vào khung ý tưởng.
- Bước 3: Chọn lọc tất cả những ý tâm đắc nhất để thuyết trình.
- Bước 4: Chọn chất liệu phù hợp để thể hiện ý tưởng.